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DOCUMENTOS
Registro del acta ante la alcaldía

Esta oficina y sus representantes no tienen competencia alguna cuando se trata de poderes, ni para examinar la legalidad de las decisiones o de las actas.

Una lectora comenta que el 10 de marzo realizaron una asamblea ordinaria en el edificio donde reside.

"Todo salió muy bien, pero el día que fuimos a registrar el acta en la alcaldía de Armenia la declararon nula porque los poderes estaban sin autenticar.

"La funcionaria nos aconsejó hacer otra asamblea para exigir los auntenticados pero eso sería traumático para el edificio.

"¿Hay alguna solución sin tener que hacer otra asamblea? ¿Podría decirnos en qué nos basamos ante la directora jurídica de Armenia para que no cometa una arbitrariedad con nosotros?"

Respuesta
En el artículo 8 de la Ley 675 se establece la competencia que tiene el alcalde municipal o distrital para inscribir y certificar la existencia y representación legal de las personas jurídicas a que alude la Ley.

La norma dice que la inscripción (no del acta sino de la persona jurídica que nace por el sometimiento a la Ley) se debe realizar mediante la presentación de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal ante el funcionario o la entidad competente.

A esto hay que sumarles los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal, lo mismo que los del revisor fiscal.

La escritura de extinción del régimen también debe inscribirse. El artículo 8 también concluye que "en ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales".

Los documentos que respaldan el nombramiento del administrador son el acta de asamblea o del consejo de administración, según el caso, y en cuanto al revisor fiscal, el acta de la asamblea.

Los poderes no tienen que ser adjuntados y la Ley es muy clara al referirse a las actas, pues dice que "serán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea".

Las alcaldías no tienen competencia alguna cuando se trata de poderes, ni para examinar la legalidad de las decisiones o de las actas.

Además, si toca, el juez civil es el encargado de declarar la nulidad del acto. Lo único que estas deben hacer es registrar la persona jurídica y expedir la certificación de existencia y representación legal. Además, los poderes para la asamblea solo deberán autenticarse si el reglamento lo exige.

Sugiero que envíen una carta diciendo que se trata de un derecho de petición, solicitando la inscripción y certificación. Ni siquiera tienen que anexar los poderes, convocatorias y demás documentos que respaldan las actas.

Tenga en cuenta
Si los funcionarios no hacen la inscripción,ni expiden la certificación y exigen más documento estarían violando los derechos de petición y el debido proceso e incurriendo en extralimitación de funciones.

Además, deberían responder por daños y perjuicios que ocasionen al edificio y a sus habitantes. En determinados momentos se pueden amenazar -incluso- los derechos fundamentales, pues el administrador no puede firmar contratos para el mantenimiento de equipos y seguridad, entre otros.

De no obtener un resultado ante la entidad se recomienda buscar la intervención de la Personería o la Procuraduría, o ejercer acción de tutela ante un juez por violación de los derechos.

 
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