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DOCUMENTOS
Registro del acta ante la alcald�a

Esta oficina y sus representantes no tienen competencia alguna cuando se trata de poderes, ni para examinar la legalidad de las decisiones o de las actas.

Una lectora comenta que el 10 de marzo realizaron una asamblea ordinaria en el edificio donde reside.

"Todo sali� muy bien, pero el d�a que fuimos a registrar el acta en la alcald�a de Armenia la declararon nula porque los poderes estaban sin autenticar.

"La funcionaria nos aconsej� hacer otra asamblea para exigir los auntenticados pero eso ser�a traum�tico para el edificio.

"�Hay alguna soluci�n sin tener que hacer otra asamblea? �Podr�a decirnos en qu� nos basamos ante la directora jur�dica de Armenia para que no cometa una arbitrariedad con nosotros?"

Respuesta
En el art�culo 8 de la Ley 675 se establece la competencia que tiene el alcalde municipal o distrital para inscribir y certificar la existencia y representaci�n legal de las personas jur�dicas a que alude la Ley.

La norma dice que la inscripci�n (no del acta sino de la persona jur�dica que nace por el sometimiento a la Ley) se debe realizar mediante la presentaci�n de la escritura registrada de constituci�n del r�gimen de propiedad horizontal ante el funcionario o la entidad competente.

A esto hay que sumarles los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representaci�n legal, lo mismo que los del revisor fiscal.

La escritura de extinci�n del r�gimen tambi�n debe inscribirse. El art�culo 8 tambi�n concluye que "en ning�n caso se podr�n exigir tr�mites o requisitos adicionales".

Los documentos que respaldan el nombramiento del administrador son el acta de asamblea o del consejo de administraci�n, seg�n el caso, y en cuanto al revisor fiscal, el acta de la asamblea.

Los poderes no tienen que ser adjuntados y la Ley es muy clara al referirse a las actas, pues dice que "ser�n firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea".

Las alcald�as no tienen competencia alguna cuando se trata de poderes, ni para examinar la legalidad de las decisiones o de las actas.

Adem�s, si toca, el juez civil es el encargado de declarar la nulidad del acto. Lo �nico que estas deben hacer es registrar la persona jur�dica y expedir la certificaci�n de existencia y representaci�n legal. Adem�s, los poderes para la asamblea solo deber�n autenticarse si el reglamento lo exige.

Sugiero que env�en una carta diciendo que se trata de un derecho de petici�n, solicitando la inscripci�n y certificaci�n. Ni siquiera tienen que anexar los poderes, convocatorias y dem�s documentos que respaldan las actas.

Tenga en cuenta
Si los funcionarios no hacen la inscripci�n,ni expiden la certificaci�n y exigen m�s documento estar�an violando los derechos de petici�n y el debido proceso e incurriendo en extralimitaci�n de funciones.

Adem�s, deber�an responder por da�os y perjuicios que ocasionen al edificio y a sus habitantes. En determinados momentos se pueden amenazar -incluso- los derechos fundamentales, pues el administrador no puede firmar contratos para el mantenimiento de equipos y seguridad, entre otros.

De no obtener un resultado ante la entidad se recomienda buscar la intervenci�n de la Personer�a o la Procuradur�a, o ejercer acci�n de tutela ante un juez por violaci�n de los derechos.

 
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