Al momento de crearse la Asamblea, con ella se nombran los cargos y funciones respectivas. En el caso de la secretaria, esta debe llevar por escrito cualquier dato que en las reuniones se dicte.
Las conclusiones, decisiones, nuevos miembros, objeciones y de más apartes que en una reunión de propiedad horizontal de generen, debe quedar plasmado en un acta.
En caso de que la secretaria no asista a alguna Asamblea, esta debe asumir la responsabilidad y después de elaborar el documento lo deja a consideración de la secretaria. Previamente ella debió haber consultado los acontecimientos de la Asamblea para tener el criterio pertinente.
No debe olvidarse que el acta de la asamblea es una prueba de lo que sucedió y se aprobó, pero su ausencia no invalida las determinaciones, el nombramiento ni la actuación de los miembros del consejo elegido.
La Ley 675 otorga al administrador la obligación de entregar el acta a quien la solicite y agrega que todo propietario a quien se le niegue su solicitud podrá reclamar a donde el alcalde municipal o distrital o su delegado, quien ordenará que se cumpla con esta obligación so pena de que se le imponga sanción policiva. Además, el administrador ¿y quien actuó como secretario¿ deberán responder por los perjuicios que se causen por su omisión e incumplimiento.
